(1)会场布置 会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，锦州大型会议还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。锦州大型会议面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果;偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。 工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。
　　(2)主席台席位。 重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。锦州大型会议邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。 第一排的正中为首席.其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低.前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。
　　(3)会场设施。 会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。
　　(4 )其他准备。 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。